Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

(WKr) Das Fahrtenbuch muss zeitnah, fortlaufend und vollständig geführt werden!

Wann ist ein Fahrtenbuch zu führen?
Wer einen Firmenwagen auch für private Fahrten nutzt, kann die Privatnutzung monatlich pauschal mit 1 % des Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstanschaffung versteuern. Alternativ können auch die auf die Privatnutzung entfallenden anteiligen Kosten angesetzt werden. Hierzu ist die Führung eines Fahrten-buches erforderlich.

Erforderliche Angaben
Die Finanzverwaltung schreibt genau vor, wie ein Fahrtenbuch zu führen ist, damit der anhand dieser Auf-zeichnungen nachgewiesene Umfang der Privatnutzung der Besteuerung zugrunde gelegt werden kann.
Für dienstliche Fahrten sind mindestens folgende Angaben erforderlich:
• Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit,
• Reiseziel und bei Umwegen auch Reiseroute,
• Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.
Für Privatfahrten genügen jeweils die Kilometerangaben.
Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch ausreichend.
Der Übergang von einer beruflichen zu einer privaten Nutzung des Fahrzeugs ist im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Kilometerstandes zu dokumentieren.
Mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen beruflichen Reise können miteinander zu einer zusammenfas-senden Eintragung verbunden werden, wenn die einzelnen aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden.

Zeitnahe Erstellung
Das Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt und die zu erfassenden Fahrten in ih-rem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben werden. Zeitnah ist die Erfassung, wenn sie im An-schluss an die betreffenden Fahrten vorgenommen wird.

Elektronisches Fahrtenbuch
Auch elektronische Fahrtenbücher sind grundsätzlich anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Er-kenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen und nachträgliche Verände-rungen an den Aufzeichnungen ausgeschlossen sind oder vom Programm dokumentiert werden.
Der Nachweis der Privatfahrten anhand eines Tabellenkalkulationsprogramms (z.B. einer Microsoft Excel-Tabelle) genügt den Anforderungen an ein Fahrtenbuch nicht.

Willi Kreh – Steuerberater und BankStrategieBerater, 29. Mai 2009
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